Statt Gerüchteküche und Flurfunk:
So behalten Sie die Deutungshoheit über Ihr Projektziel.

Neulich erzählte mir eine Change-Managerin, dass der Vorstand auf der letzten Regionaltagung verkündet hat, dass die Neuausrichtung des Personalwesens demnächst umgesetzt wird. Dabei hatte die Change-Managerin noch überhaupt keinen formellen Projektauftrag. Sie steckte noch in der Vorplanung. Sie können sich vorstellen, was in dem Unternehmen nun passiert: Jeder weiß etwas, was er direkt von X aus der Personalabteilung oder Y aus dem Vorstandsbüro gehört hat. Es wird auf allen Fluren getuschelt – die Gerüchteküche brodelt. Das Schlimmste daran: Es wird geglaubt, was der Kollege der Kollegin ganz im Vertrauen „steckt“. Und selbst wenn die Realität ganz anders aussieht, für Sie als Projektleiter entsteht dadurch eine Situation, in der Sie nur noch schlecht aussehen können: Sie laufen der aktuellen Nachrichtenlage hinterher und reagieren statt zu agieren. Sie wirken gehetzt und unprofessionell und Ihre Statements werden eher als Entschuldigung oder Rechtfertigung, denn als Richtungszeiger wahrgenommen. Die Folge davon: Die Menschen werden misstrauisch, nehmen Sie nicht mehr ernst oder gehen in Abwehrhaltung. Mit den folgenden sieben Tipps behalten Sie die Deutungshoheit über Ihre Projektkommunikation und geben die Zügel nicht mehr aus der Hand.

Tipp 1: Geben Sie der Gerüchteküche keine Chance

Zu allererst: Lassen Sie es nicht zu, dass über ungelegte Eier gesprochen wird. Verpflichten Sie alle Projektbeteiligten zu höchster Vertraulichkeit und weisen Sie auch den Auftraggeber auf die Risiken unprofessioneller Kommunikation hin. Sie sollten auch jede Art von Andeutung vermeiden, insbesondere bei sehr sensiblen Themen wie z.B. Umstrukturierungen. Wenn etwas „noch nicht spruchreif ist“ heißt das aus Sicht der Betroffenen möglicherweise dennoch: „Es ist etwas im Busch“. Also: Wer nichts zu sagen hat, sollte auch nicht reden.

Tipp 2: Kommunizieren Sie immer so früh wie möglich

Auch wenn zu keinem Kommunikationsdesaster wie oben beschrieben gekommen ist, sollten Sie so früh wie möglich kommunizieren. Spätestens wenn das Projekt in die Detailplanung geht und ein größerer Kreis involviert ist, lässt sich das Thema nicht mehr unter der Decke halten. Sprechen Sie unabhängig von den tatsächlichen Fakten. Berichten Sie über das, was Sie tun und das, was demnächst ansteht. Verhindern Sie, dass es zu Fehlinformationen kommt und dass eine Gerüchteküche entstehen kann.

Tipp 3: Nehmen Sie die Zügel in die Hand

Spätestens wenn die Gerüchteküche heiß läuft, wird es allerhöchste Zeit, die Zügel der Kommunikation wieder in die Hand zu nehmen. Hier gilt das gleiche wie unter 2: Auch wenn es tatsächlich noch nichts Konkretes zu berichten gibt, sprechen Sie trotzdem: Berichten Sie über den Stand der Planung und über mögliche Ideen. Laden Sie zur Beteiligung ein und schaffen Diskussionsräume. Nichts ist schlimmer als Vertrauensverlust. Kommunikation schafft Vertrauen.

Tipp 4: Spüren Sie mögliche Kollateralschäden des Projekts auf

Fast jedes Projekt verursacht im Erfolgsfalle Kollateralschäden: Ein erfolgreich in Betrieb genommener Flughafen verursacht Lärm, die neue, bessere Software erfordert eine Zeit der Umgewöhnung und für einen neuen Bahnhof müssen vielleicht ein paar alte Bäume gefällt werden. Es sind immer diese Kollateralschäden, die Widerstand erzeugen. Suchen Sie akribisch nach den möglichen Schäden und greifen Sie sie proaktiv auch in der Kommunikation auf. Dadurch entziehen Sie dem Widerstand einen wichtigen Nährboden. Aber Achtung: Versuchen Sie nicht, Schäden zu verschleiern oder schön zu reden. Das gelingt wenn überhaupt nur kurzfristig und bewirkt einen umso größeren Vertrauensverlust.

Tipp 5: Besetzen Sie Themen offensiv

Noch bevor Gerüchte entstehen, sollten Sie die Themen besetzt haben. Zeigen Sie, dass Sie an alles gedacht haben und jede Frage ernst nehmen. Definieren Sie den Weg des Vorgehens, den jeder nachvollziehen kann. Nehmen Sie die Menschen mit und ermöglichen Partizipation und Austausch. Aber lassen Sie sich das Heft nicht aus der Hand nehmen. Bestimmen Sie selbst, welche Themenbereiche Diskussionsfelder sind und wann sie geklärt werden. So behalten Sie die Themenhoheit und überlassen die Projektkommunikation nicht dem Zufall.

Tipp 6: Kommunizieren Sie aus Sicht der Nutzer, Anwender und Betroffenen

Jeder Stakeholder hat andere Interessen, jede Zielgruppe andere Vorstellungen über das Projektergebnis. Stellen Sie sich auf die unterschiedlichen Interessen und Vorstellungen ein und entwickeln Sie zielgruppengerechte Botschaften. Zum Beispiel: Für den Vorstand ist Ihr Projekt ein wichtiger Baustein zur Erreichung der Unternehmensstrategie, für den Betriebsrat ist es notwendig zum Erhalt der Arbeitsplätze und für die Mitarbeiter ergeben sich neue Chancen für die eigene Karriere. So gewinnen Sie Unterstützer.

Tipp 7: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Botschaften ankommen

Im betrieblichen Alltag ist es nicht immer leicht, alle Informationen aufmerksam zu verfolgen. Um in der täglichen Informationsflut nicht unterzugehen, schützen wir uns mit selektiver Wahrnehmung: Alles was uns nicht wichtig erscheint, nehmen wir nach Möglichkeit erst gar nicht zur Kenntnis. Damit schaden wir uns manchmal selbst, weil uns dadurch hin und wieder wichtige Informationen entgehen. Wenn Sie wollen, dass Ihre Botschaften ankommen, müssen Sie sich Gehör verschaffen. Schaffen Sie also Räume, in denen man Ihnen zuhört. Manchmal muss man dazu zunächst richtig laut werden.

 

Fazit

Ein durchdachtes Konzept ist der wichtigste Erfolgsfaktor für Ihre Projektkommunikation. Nehmen Sie sich also genügend Zeit für eine sorgfältige Planung: Ist Ihr Projektziel klar definiert? Haben Sie alle Stakeholder ermittelt? Haben Sie ein Kommunikationsziel definiert? Kennen Sie die Kollateralschäden Ihres Projekts? Wissen Sie, wo sich möglicher Widerstand regen könnte? Haben Sie die Rückendeckung des Managements? Sie Ihre Botschaften klar und eindeutig? Haben Sie gründlich überlegt, wie und über welche Medien Sie Ihre Zielgruppen ansprechen? Überlassen Sie nichts dem Zufall: Inszenieren Sie Ihr Projekt.

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