So behalten Sie die Deutungshoheit: Sieben Tipps für die Projektkommunikation

Statt Gerüchteküche und Flurfunk:
So behalten Sie die Deutungshoheit über Ihr Projekt

Neulich erzählte mir eine Change-Managerin, dass der Vorstand auf der letzten Regionaltagung verkündet hat, dass die Neuausrichtung des Personalwesens demnächst umgesetzt wird. Dabei hatte die Change-Managerin noch überhaupt keinen formellen Projektauftrag. Sie steckte noch in der Vorplanung.

Du kannst Dir vorstellen, was in dem Unternehmen nun passiert: Jeder weiß etwas, was er direkt von X aus der Personalabteilung oder Y aus dem Vorstandsbüro gehört hat. Es wird auf allen Fluren getuschelt – die Gerüchteküche brodelt. Das Schlimmste daran: Es wird geglaubt, was der Kollege der Kollegin ganz im Vertrauen „steckt“. Und selbst wenn die Realität ganz anders aussieht, für Dich als Projektleiter entsteht dadurch eine Situation, in der Du nur noch schlecht aussehen kannst: Du läufst der aktuellen Nachrichtenlage hinterher und reagierst statt zu agieren. Du wirkst gehetzt und unpro­fes­sio­nell und Deine Statements werden eher als Entschuldigung oder Rechtfertigung, denn als Richtungszeiger wahrge­nommen. Die Folge davon: Die Menschen werden misstrau­isch, nehmen Dich nicht mehr ernst oder gehen in Abwehrhaltung. Mit den folgenden sieben Tipps behältst Du die Deutungshoheit über die Projektkommunikation und gibst die Zügel nicht mehr aus der Hand.

Tipp 1: Gib der Gerüchteküche keine Chance

Zu aller­erst: Lasse nicht zu, dass über ungelegte Eier gespro­chen wird. Verpflichte alle Projektbeteiligten zu höchster Vertraulichkeit und weise auch den Auftraggeber auf die Risiken unpro­fes­sio­neller Projektkommunikation hin. Du solltest auch jede Art von Andeutung vermeiden, insbe­son­dere bei sehr sensi­blen Themen wie z.B. Umstrukturierungen. Wenn etwas „noch nicht spruch­reif ist“ heißt das aus Sicht der Betroffenen mögli­cher­weise dennoch: „Es ist etwas im Busch“. Also: Wer nichts zu sagen hat, sollte auch nicht reden.

Tipp 2: Kommuniziere immer so früh wie möglich

Auch wenn es zu keinem Kommunikationsdesaster wie oben beschrieben gekommen ist, solltest Du so früh wie möglich kommu­ni­zieren. Spätestens wenn das Projekt in die Detailplanung geht und ein größerer Kreis invol­viert ist, lässt sich das Thema nicht mehr unter der Decke halten. Spreche unabhängig von den tatsäch­li­chen Fakten, das heißt, auch wenn noch nichts spruch­reif ist, kannst Du über das berichten, was Du gerade tust und das, was demnächst ansteht. Verhindere in aller erster Linie, dass es zu Fehlinformationen kommt und dass eine Gerüchteküche entstehen kann.

Tipp 3: Nimm die Zügel in die Hand

Spätestens wenn die Gerüchteküche heiß läuft, wird es aller­höchste Zeit, die Zügel der Kommunikation wieder in die Hand zu nehmen. Hier gilt das gleiche wie unter 2: Auch wenn es tatsäch­lich noch nichts Konkretes zu berichten gibt, kommu­ni­ziere trotzdem: Berichte über den Stand der Planung und über mögliche Ideen. Lade zur Beteiligung ein und schaffe Diskussionsräume. Nichts ist schlimmer als Vertrauensverlust. Kommunikation schafft Vertrauen.

Tipp 4: Spüre mögliche Kollateralschäden des Projekts auf

Fast jedes Projekt verur­sacht im Erfolgsfalle Kollateralschäden: Ein erfolg­reich in Betrieb genom­mener Flughafen verur­sacht Lärm, die neue, bessere Software erfor­dert eine Zeit der Umgewöhnung und für einen neuen Bahnhof müssen vielleicht ein paar alte Bäume gefällt werden. Es sind immer diese Kollateralschäden, die Widerstand erzeugen. Suche akribisch nach den mögli­chen Schäden und greife sie proaktiv auch in der Kommunikation auf. Dadurch entziehst Du dem Widerstand einen wichtigen Nährboden. Aber Achtung: Versuche nicht, Schäden schön zu reden. Das gelingt wenn überhaupt nur kurzfristig und bewirkt einen umso größeren Vertrauensverlust.

Tipp 5: Besetze Themen offensiv

Noch bevor Gerüchte entstehen, solltest Du die Themen besetzt haben. Zeige, dass Du an alles gedacht hast und jede Frage ernst nimmst. Definiere den Weg des Vorgehens, den jeder nachvoll­ziehen kann. Nimm die Menschen mit und ermög­liche Partizipation und Austausch. Aber lasse Dir das Heft nicht aus der Hand nehmen. Bestimme selbst, welche Themenbereiche Diskussionsfelder sind und wann sie geklärt werden. So behältst Du die Themenhoheit und überlässt die Projektkommunikation nicht dem Zufall.

Tipp 6: Kommuniziere aus Sicht der Nutzer, Anwender und Betroffenen

Jeder Stakeholder hat andere Interessen, jede Zielgruppe andere Vorstellungen über das Projektergebnis. Stelle dich auf die unter­schied­li­chen Interessen und Vorstellungen ein und entwickle zielgrup­pen­ge­rechte Botschaften. Zum Beispiel: Für den Vorstand ist Dein Projekt ein wichtiger Baustein zur Erreichung der Unternehmensstrategie, für den Betriebsrat ist es notwendig zum Erhalt der Arbeitsplätze und für die Mitarbeiter ergeben sich neue Chancen für die eigene Karriere. So gewinnst Du Unterstützer.

Tipp 7: Sorge dafür, dass Deine Botschaften ankommen

Im betrieb­li­chen Alltag ist es nicht immer leicht, alle Informationen aufmerksam zu verfolgen. Um in der tägli­chen Informationsflut nicht unter­zu­gehen, schützen wir uns mit selek­tiver Wahrnehmung: Alles was uns nicht wichtig erscheint, nehmen wir nach Möglichkeit erst gar nicht zur Kenntnis. Damit schaden wir uns manchmal selbst, weil uns dadurch hin und wieder wichtige Informationen entgehen. Wenn Du willst, dass Deine Botschaften ankommen, musst Du Dir Gehör verschaffen. Schaffe also Räume, in denen man Dir zuhört. Manchmal muss man dazu zunächst richtig laut werden.

Fazit

Ein durch­dachtes Konzept ist der wichtigste Erfolgsfaktor für Deine Projektkommunikation und Dein Projektmarketing. Nimm Dir also genügend Zeit für eine sorgfäl­tige Planung: Ist das Projektziel klar definiert? Hast Du alle Stakeholder ermit­telt? Hast Du ein Kommunikationsziel definiert? Kennst Du die Kollateralschäden des Projekts? Weißt Du, wo sich mögli­cher Widerstand regen könnte? Hast Du die Rückendeckung des Managements? Sind Deine Botschaften klar und eindeutig? Hast Du gründ­lich überlegt, wie und über welche Medien Du Deine Zielgruppen anspre­chen willst? Überlasse nichts dem Zufall: Inszenieren Dein Projekt.