Statt Gerüchteküche und Flurfunk:
So behalten Sie die Deutungshoheit über Ihr Projekt
Neulich erzählte mir eine Change-Managerin, dass der Vorstand auf der letzten Regionaltagung verkündet hat, dass die Neuausrichtung des Personalwesens demnächst umgesetzt wird. Dabei hatte die Change-Managerin noch überhaupt keinen formellen Projektauftrag. Sie steckte noch in der Vorplanung.
Du kannst Dir vorstellen, was in dem Unternehmen nun passiert: Jeder weiß etwas, was er direkt von X aus der Personalabteilung oder Y aus dem Vorstandsbüro gehört hat. Es wird auf allen Fluren getuschelt – die Gerüchteküche brodelt. Das Schlimmste daran: Es wird geglaubt, was der Kollege der Kollegin ganz im Vertrauen „steckt“. Und selbst wenn die Realität ganz anders aussieht, für Dich als Projektleiter entsteht dadurch eine Situation, in der Du nur noch schlecht aussehen kannst: Du läufst der aktuellen Nachrichtenlage hinterher und reagierst statt zu agieren. Du wirkst gehetzt und unprofessionell und Deine Statements werden eher als Entschuldigung oder Rechtfertigung, denn als Richtungszeiger wahrgenommen. Die Folge davon: Die Menschen werden misstrauisch, nehmen Dich nicht mehr ernst oder gehen in Abwehrhaltung. Mit den folgenden sieben Tipps behältst Du die Deutungshoheit über die Projektkommunikation und gibst die Zügel nicht mehr aus der Hand.
Tipp 1: Gib der Gerüchteküche keine Chance
Zu allererst: Lasse nicht zu, dass über ungelegte Eier gesprochen wird. Verpflichte alle Projektbeteiligten zu höchster Vertraulichkeit und weise auch den Auftraggeber auf die Risiken unprofessioneller Projektkommunikation hin. Du solltest auch jede Art von Andeutung vermeiden, insbesondere bei sehr sensiblen Themen wie z.B. Umstrukturierungen. Wenn etwas „noch nicht spruchreif ist“ heißt das aus Sicht der Betroffenen möglicherweise dennoch: „Es ist etwas im Busch“. Also: Wer nichts zu sagen hat, sollte auch nicht reden.
Tipp 2: Kommuniziere immer so früh wie möglich
Auch wenn es zu keinem Kommunikationsdesaster wie oben beschrieben gekommen ist, solltest Du so früh wie möglich kommunizieren. Spätestens wenn das Projekt in die Detailplanung geht und ein größerer Kreis involviert ist, lässt sich das Thema nicht mehr unter der Decke halten. Spreche unabhängig von den tatsächlichen Fakten, das heißt, auch wenn noch nichts spruchreif ist, kannst Du über das berichten, was Du gerade tust und das, was demnächst ansteht. Verhindere in aller erster Linie, dass es zu Fehlinformationen kommt und dass eine Gerüchteküche entstehen kann.
Tipp 3: Nimm die Zügel in die Hand
Spätestens wenn die Gerüchteküche heiß läuft, wird es allerhöchste Zeit, die Zügel der Kommunikation wieder in die Hand zu nehmen. Hier gilt das gleiche wie unter 2: Auch wenn es tatsächlich noch nichts Konkretes zu berichten gibt, kommuniziere trotzdem: Berichte über den Stand der Planung und über mögliche Ideen. Lade zur Beteiligung ein und schaffe Diskussionsräume. Nichts ist schlimmer als Vertrauensverlust. Kommunikation schafft Vertrauen.
Tipp 4: Spüre mögliche Kollateralschäden des Projekts auf
Fast jedes Projekt verursacht im Erfolgsfalle Kollateralschäden: Ein erfolgreich in Betrieb genommener Flughafen verursacht Lärm, die neue, bessere Software erfordert eine Zeit der Umgewöhnung und für einen neuen Bahnhof müssen vielleicht ein paar alte Bäume gefällt werden. Es sind immer diese Kollateralschäden, die Widerstand erzeugen. Suche akribisch nach den möglichen Schäden und greife sie proaktiv auch in der Kommunikation auf. Dadurch entziehst Du dem Widerstand einen wichtigen Nährboden. Aber Achtung: Versuche nicht, Schäden schön zu reden. Das gelingt wenn überhaupt nur kurzfristig und bewirkt einen umso größeren Vertrauensverlust.
Tipp 5: Besetze Themen offensiv
Noch bevor Gerüchte entstehen, solltest Du die Themen besetzt haben. Zeige, dass Du an alles gedacht hast und jede Frage ernst nimmst. Definiere den Weg des Vorgehens, den jeder nachvollziehen kann. Nimm die Menschen mit und ermögliche Partizipation und Austausch. Aber lasse Dir das Heft nicht aus der Hand nehmen. Bestimme selbst, welche Themenbereiche Diskussionsfelder sind und wann sie geklärt werden. So behältst Du die Themenhoheit und überlässt die Projektkommunikation nicht dem Zufall.
Tipp 6: Kommuniziere aus Sicht der Nutzer, Anwender und Betroffenen
Jeder Stakeholder hat andere Interessen, jede Zielgruppe andere Vorstellungen über das Projektergebnis. Stelle dich auf die unterschiedlichen Interessen und Vorstellungen ein und entwickle zielgruppengerechte Botschaften. Zum Beispiel: Für den Vorstand ist Dein Projekt ein wichtiger Baustein zur Erreichung der Unternehmensstrategie, für den Betriebsrat ist es notwendig zum Erhalt der Arbeitsplätze und für die Mitarbeiter ergeben sich neue Chancen für die eigene Karriere. So gewinnst Du Unterstützer.
Tipp 7: Sorge dafür, dass Deine Botschaften ankommen
Im betrieblichen Alltag ist es nicht immer leicht, alle Informationen aufmerksam zu verfolgen. Um in der täglichen Informationsflut nicht unterzugehen, schützen wir uns mit selektiver Wahrnehmung: Alles was uns nicht wichtig erscheint, nehmen wir nach Möglichkeit erst gar nicht zur Kenntnis. Damit schaden wir uns manchmal selbst, weil uns dadurch hin und wieder wichtige Informationen entgehen. Wenn Du willst, dass Deine Botschaften ankommen, musst Du Dir Gehör verschaffen. Schaffe also Räume, in denen man Dir zuhört. Manchmal muss man dazu zunächst richtig laut werden.
Fazit
Ein durchdachtes Konzept ist der wichtigste Erfolgsfaktor für Deine Projektkommunikation und Dein Projektmarketing. Nimm Dir also genügend Zeit für eine sorgfältige Planung: Ist das Projektziel klar definiert? Hast Du alle Stakeholder ermittelt? Hast Du ein Kommunikationsziel definiert? Kennst Du die Kollateralschäden des Projekts? Weißt Du, wo sich möglicher Widerstand regen könnte? Hast Du die Rückendeckung des Managements? Sind Deine Botschaften klar und eindeutig? Hast Du gründlich überlegt, wie und über welche Medien Du Deine Zielgruppen ansprechen willst? Überlasse nichts dem Zufall: Inszenieren Dein Projekt.
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Kreiere genau die Maßnahmen, die den Erfolg deines Projekts sichern. Kommuniziere dein Projekt – aber richtig!