5 Tipps, wie Du Deinen Handlungsspielraum maximal nutzt und dabei an Ansehen gewinnst

Du bist IT-Manager. Du weißt, wie wichtig es ist, mit Nutzern und Anwendern zu kommunizieren. Egal, ob es um eine neue Software, eine neue Version einer Software oder die Hardware, um interne oder externe Kunden geht – Anwender müssen wissen, was auf sie zukommt.

Das Problem: Du arbeitest in einem Umfeld, in dem das nicht gerne gesehen wird. Dein Chef hält nicht viel von aus seiner Sicht allzu übertriebenem Engagement. „Der Kunde zahlt es nicht, also soll er es doch selbst machen!“ Du weißt aber: Der Kunde macht es nicht selbst und ist fachlich auch gar nicht in der Lage dazu. Aber am Ende bist Du der Dumme, der sich die Klagen Deiner Kunden anhören muss.

Du glaubst, das ist ein unrealistisches Szenario? Ich kann Dir auf Anhieb einige Projektmanager nennen, die mir genau das erzählt haben.

Nutze Deine Handlungsspielräume

Wenn Du als IT-Manager in einer solchen Situation bist – Du willst mit Anwendern und Nutzern kommunizieren, hast aber weder Budget noch Ressourcen dafür –, kannst Du dann überhaupt etwas tun?

Meine Antwort auf diese Frage lautet ganz klar: Trotz Veto von oben – Du hast Handlungsspielräume! Nutze sie!

Hier meine 5 Tipps, wie Du Deine Handlungsspielräume nutzt, ohne anzuecken – und zugleich glücklichere Kunden hast.

Tipp 1: Verändere Deine Haltung

Statt darüber zu meckern, dass Dein Chef (oder wer auch immer etwas gegen Dein Engagement hat) nicht sieht, was notwendig ist, begreife das als Herausforderung, mit einer schwierigen Situation klarzukommen. Suche nach Deinen Spielräumen und nach Deinen Chancen und Möglichkeiten.

Tipp 2: Setze Dir Ziele

Du kannst Spielräume nutzen und dabei selbst maximal gut vorankommen. Wie? Setze Dir Ziele. Zum Beispiel: Nimm Dir vor, Deinen Chef davon zu überzeugen, dass Kommunikation nicht nur wichtig ist, sondern auch ein Geschäft bedeuten kann.

Ziele wirken wie eine unsichtbare Richtschnur. Auch wenn Dir jetzt noch nicht klar ist, wie Du sie erreichen kannst, wo der Weg dorthin langgeht, wirst Du sie doch mit der Zeit erreichen.

Tipp 3: Arbeite an Deiner Art zu kommunizieren

Dieser Tipp ergibt sich auf eine gewisse Art aus Tipp 1, denn ich glaube fest daran, dass eine veränderte Haltung unmittelbar eine veränderte Kommunikation nach sich zieht. Und trotzdem bleiben Reste übrig: Wie sind Deine Folien und Angebote aufgebaut, wie hältst Du Präsentationen und Vorträge, wie ausführlich, sachlich und professionell kommunizierst Du mit Deinen Kunden und Kollegen und Vorgesetzten?

Tipp 4: Versetze Dich in die Situation Deines Kunden

Frage Dich: Was könnte er von mir brauchen? Womit kann ich ihm helfen? Wenn Du Situation Deines Kunden mit den Augen Deines Kunden betrachtest, wirst Du sofort erkennen, wo Du ihm helfen kannst. Frage Dich aber auch: Was wäre ich als Kunde bereit, für diesen Service zu zahlen? Frage dies auch ganz offensiv Deinen Kunden. Ich kann mir nur schwer vorstellen, dass Dein Chef etwas gegen ein Zusatzgeschäft hätte.

Tipp 5: Bau Dir eine Toolbox, die Deinem Kunden hilft

Du kannst beispielsweise immer dafür sorgen, dass Du unterschiedliche Dokumente, Anleitungen und Konzepte für die Nutzer hast: FAQ-Listen, Standardanschreiben für alle Mitarbeiter, vorbereitete Newsletter, Artikel für die Mitarbeiter-Zeitung und Schulungskonzepte zum Beispiel. Baue bessere Vorlagen, bessere Hilfe-Seiten, bessere FAQ. Damit hältst Du Dir den Rücken frei – denn die Anwender werden weniger Fragen haben.

Sicher: Es bedeutet erst einmal Arbeit, diese Dinge zu erstellen – aber zu einem späteren Zeitpunkt werden sie Dich sehr stark entlasten, weil Du die Anwender bei Fragen und Beschwerden immer auf die entsprechenden Dokumente verweisen kannst. Schöner Nebeneffekt: Du und Deine Abteilung werdet dann als hilfreich und nützlich wahrgenommen, weil Ihr den Bedarf an schneller, vollständiger und auffindbarer Information und Anleitung erkennt.

Kommunikation ist eine Frage der Geisteshaltung

Diese Handlungsspielräume hat jeder – und auch ein Chef kann nicht viel dagegen haben. Wenn er sagt: „Das kostet viel zu viel Zeit!“, dann argumentiere: „Besser wir investieren sie jetzt als später, wenn sich alle gleichzeitig beschweren und uns mit ihren Fragen bestürmen!“

Ich möchte Dich dazu motivieren, ein Bewusstsein für das Vorhandensein Deiner eigenen Handlungsspielräume zu entwickeln. Es ist entscheidend wichtig, mit Anwendern und Nutzern von Beginn eines Projekts an intensiv zu kommunizieren. Und das heißt: ihnen bei anstehenden Veränderungen die größtmögliche Unterstützung zu geben, die Du Dir vorstellen kannst. Es nützt Dir nichts, die Haltung Deines Chefs vorzuschieben und sie als Ausrede dafür zu benutzen, nichts zu unternehmen. Wenn Du Deine Kunden gut bedienen willst, Dich selbst gut positionieren und das Unternehmen weiterbringen willst– dann fang bei Dir selbst damit an. Ändere und lebe Deine eigene Haltung. Und Kommunikation ist eine Frage der Haltung: Frage Dich jeden Tag, was die Nutzer, Anwender, Kunden wissen müssen, um einen möglichst stressfreien Tag zu haben. Und gib ihnen genau das – bevor sie Dich danach gefragt haben!